Satın Alma Uzmanı Görev Tanımı

Satın Alma Uzmanı Görev Tanımı — 2025 Güncel Rehber

Satın Alma Uzmanı, şirketin operasyonel ihtiyaçlarını karşılamak amacıyla mal ve hizmet tedarik süreçlerini planlayan, tedarikçi tabanını yöneten, sözleşme müzakerelerini yürüten ve maliyet etkinliğini maksimize eden tedarik zinciri uzmanıdır. Satın Alma Müdürü'ne bağlı çalışır; üretim, lojistik, finans ve hukuk birimleriyle yoğun koordinasyon içinde faaliyet gösterir.

Pozisyon Bilgileri

Pozisyon Amacı

Şirketin faaliyetlerinin kesintisiz sürmesi için gerekli mal ve hizmetleri doğru kalitede, doğru zamanda ve rekabetçi fiyatla temin etmek; tedarikçi tabanını çeşitlendirerek tedarik riskini azaltmak ve toplam tedarik maliyetini optimize etmektir.

Temel Görev ve Sorumluluklar

1. Tedarik Planlama ve Sipariş Yönetimi

• Departman satın alma taleplerini (purchase request) almak, önceliklendirmek ve işleme koymak
• Yıllık ve dönemsel satın alma planını hazırlamak; bütçeyle uyumunu izlemek
• Satın alma siparişlerini (purchase order) ERP/e-tedarik sistemi üzerinden oluşturmak ve takip etmek
• Teslimat takvimine uyumu izlemek; gecikme risklerini erken sinyallemek
• Stok yönetimi ekibiyle minimum-maksimum stok seviyelerini koordine etmek

2. Tedarikçi Araştırması ve Seçimi

• Potansiyel tedarikçileri araştırmak, ön eleme kriterleri belirlemek ve nicel değerlendirme matrisi hazırlamak
• Tedarikçi kalifikasyon sürecini (sertifika, referans kontrolü, saha ziyareti) koordine etmek
• Teklif (RFQ/RFP) hazırlamak, göndermek ve gelen teklifleri kapsamlı biçimde karşılaştırmak
• Onaylı tedarikçi listesini güncel tutmak ve yeni tedarikçi ekleme sürecini yönetmek

3. Sözleşme Müzakeresi ve Yönetimi

• Tedarikçilerle fiyat, teslim koşulları, ödeme vadesi, garanti ve penaltı hükümleri üzerinde müzakere yapmak
• Çerçeve anlaşmaları (blanket order) ve yıllık sözleşmeleri hazırlamak; hukuk birimi ile koordineli onaylatmak
• Sözleşme yenileme takvimini takip etmek ve süresi dolan sözleşmeleri önceden yenilemek
• Sözleşme ihlali veya uyuşmazlıklarında ilgili birimlerle koordineli hareket etmek

4. Tedarikçi Performans Yönetimi

• Tedarikçi performansını zamanında teslimat, kalite, fiyat istikrarı ve iletişim kriterleriyle dönemsel değerlendirmek
• Düşük performanslı tedarikçilerle iyileştirme planları oluşturmak; gerektiğinde tedarikçiyi değiştirmek
• Tedarikçi ilişkilerini stratejik ortaklık düzeyine taşıyarak sürdürülebilir iş birliği geliştirmek

5. Maliyet Yönetimi ve Optimizasyon

• Satın alma maliyetlerini analiz etmek; kategori bazlı harcama raporları hazırlamak
• Maliyet düşürme projeleri geliştirmek: toplu alım, çerçeve sözleşme, alternatif tedarikçi stratejileri
• Döviz riskini izlemek; kur dalgalanmalarına karşı tedarik stratejileri geliştirmek
• Toplam Sahip Olma Maliyeti (TCO) analizleri yaparak tedarikçi kararlarını gerekçelendirmek

6. Uyumluluk ve Raporlama

• Satın alma prosedürlerine, yetkilendirme limitlerini ve onay süreçlerine uyumu sağlamak
• Tedarikçi etik değerlendirmesi ve sürdürülebilirlik (ESG) kriterlerini tedarik kararlarına dahil etmek
• Haftalık/aylık satın alma raporlarını, açık sipariş durumunu ve bütçe kullanımını hazırlamak

Aranan Nitelikler

Eğitim

• Lisans mezunu — İşletme, İktisat, Endüstri Mühendisliği, Lojistik veya ilgili bölümler (tercihen)
• CIPS (Chartered Institute of Procurement & Supply), APICS CSCP veya ISM sertifikaları avantaj sağlar

Deneyim

• En az 2-4 yıl satın alma veya tedarik zinciri deneyimi
• Belirli bir kategoride (hammadde, hizmet, BT, endirekt satın alma vb.) uzmanlaşma avantaj sağlar
• Tedarikçi müzakere süreçlerinde aktif rol almış olmak

Teknik Yetkinlikler

• ERP/e-Tedarik: SAP MM, Oracle Procurement, Logo Tiger Satın Alma veya Ariba deneyimi
• MS Excel: İleri düzey — teklif karşılaştırma tabloları, maliyet analizi, pivot raporlar
• Tedarik Metodolojileri: RFQ/RFP/RFI süreçleri, TCO analizi, kategori yönetimi
• Sözleşme Hukuku: Temel sözleşme hukuku bilgisi (TTK kapsamında ticari sözleşmeler)
• Analiz Araçları: Power BI veya Tableau — harcama analizi raporlama

Kişisel Yetkinlikler

• Müzakere becerisi ve taktiksel düşünme
• Analitik karar verme — karmaşık teklif karşılaştırmalarında net sonuç çıkarabilme
• Tedarikçi ve paydaş ilişkileri yönetimi
• Deadline yönetimi ve acil temin süreçlerinde soğukkanlılık
• Etik ve bağımsız karar alma; çıkar çatışması durumlarında şeffaflık

İş Kanunu ve Ticaret Hukuku Kapsamında Yükümlülükler

• Ticari Sözleşmeler (TTK md. 18): Ticari işlemlerde yazılı sözleşme düzenlenmesi ve yasal arşivleme
• Fatura ve Belge Düzeni (VUK md. 229): Satın alma faturalarının yasal şekil şartlarına uygunluğunu kontrol etmek
• KVKK: Tedarikçi temsilcilerine ait kişisel verilerin işlenmesinde kanuna uygun prosedür
• Kamu İhale Kanunu (4734): Kamu sektörü veya kamu iştiraklerinde çalışıyorsa ilgili ihale prosedürlerine uyum
• Etik ve Anti-Korupsiyon: Tedarikçi seçiminde şirket etik kurallarına ve anti-rüşvet politikasına uyum

Kariyer Yolu

Performans Kriterleri (KPI)

• Maliyet Tasarrufu: Yıl içinde gerçekleştirilen tedarik maliyeti düşüşü (hedef bütçenin %3-5 altı)
• Zamanında Teslimat Oranı: Siparişlerin söz verilen tarihte teslim edilme yüzdesi (%95+)
• Tedarikçi Performans Skoru: Dönemsel değerlendirme ortalaması (100 üzerinden ≥80)
• Teklif Sürecindeki Rekabet: Her satın alma talebinde en az 3 teklif alınma oranı (%85+)
• Stok Dışı Kalma (Stockout) Oranı: Satın alma gecikmesinden kaynaklanan üretim duruşu sayısı (sıfır hedef)
• Sözleşme Kapsamı: Yıllık toplam harcamanın çerçeve sözleşme altındaki yüzdesi (%70+ hedef)