İK Bilgi Sistemleri (HRIS) Uzmanı Görev Tanımı

İK Bilgi Sistemleri (HRIS) Uzmanı Görev Tanımı — 2025 Güncel Rehber

İK Bilgi Sistemleri (HRIS) Uzmanı, şirketin insan kaynakları yazılım altyapısını yöneten, İK verilerinin bütünlüğünü ve güvenliğini sağlayan, people analytics raporları üretip dijital İK dönüşüm projelerini yürüten teknik-fonksiyonel uzmandır. İK Müdürü ve/veya IT Müdürü'ne bağlı çalışır; hem İK süreçlerine hem de bilgi teknolojilerine hakimiyetiyle köprü işlevi görür.

Pozisyon Bilgileri

Pozisyon Amacı

İK süreçlerini destekleyen teknoloji altyapısını güvenilir, verimli ve mevzuata uygun biçimde işletmek; İK verilerini anlamlı içgörülere dönüştürerek yönetim kararlarını güçlendirmek ve şirketin İK dijital dönüşüm yolculuğunu teknik açıdan yönlendirmektir.

Temel Görev ve Sorumluluklar

1. HRIS Sistem Yönetimi ve Bakımı

• HRIS/HCM platformunun (SAP HCM, SuccessFactors, Workday, Oracle HCM, Logo İK vb.) günlük yönetimini yapmak
• Organizasyon yapısı, pozisyon yönetimi ve çalışan master veri güncellemelerini doğru uygulamak
• Sistem güncellemelerini ve yama sürümlerini test edip canlıya almak
• Modül yapılandırmaları (bordro, özlük, izin, performans, işe alım) üzerinde değişiklik talep formlarını yönetmek
• Sistem performansını ve kullanılabilirliğini izlemek; kesinti durumlarında IT ile koordineli müdahale etmek

2. Veri Kalitesi ve Entegrasyon Yönetimi

• Çalışan veritabanının doğruluğunu, eksiksizliğini ve tutarlılığını periyodik olarak denetlemek
• HRIS ile bordro yazılımı, SGK e-Bildirge, ERP muhasebe ve zaman-devam sistemleri arasındaki entegrasyonları yönetmek
• Veri göçü (migration) projelerini yönetmek ve geçiş testlerini koordine etmek
• Kayıt hatalarını tespit edip düzeltmek; kök neden analizi yaparak yeniden oluşumunu önlemek

3. People Analytics ve Raporlama

• Yönetim raporları, İK dashboard'ları ve düzenli periyodik raporlar üretmek
• Devir hızı, devamsızlık, eğitim saati, işe alım metrikleri, Compa-Ratio gibi KPI'ları izlemek ve raporlamak
• Power BI, Tableau veya SAP Analytics Cloud gibi araçlarla görsel raporlama altyapısı kurmak
• Trendleri, risk sinyallerini (uçuş riski, devir tahminleri) ve fırsatları veri analiziyle ortaya çıkarmak
• Üst yönetim sunumları için İK analitik içeriklerini hazırlamak

4. KVKK Uyumu ve Veri Güvenliği

• Çalışan kişisel verilerinin işlenmesi, saklanması ve silinmesinde KVKK (6698 sayılı Kanun) gerekliliklerine uyumu sağlamak
• Veri envanterini (Kişisel Veri İşleme Envanteri) güncel tutmak ve VERBİS kaydını desteklemek
• Rol bazlı erişim yönetimi (RBAC) uygulamak; hassas verilere yetkisiz erişimi engellemek
• Veri ihlali durumlarında acil müdahale prosedürlerini uygulamak

5. Kullanıcı Eğitimi ve İK Dijital Dönüşüm Projeleri

• HRIS kullanıcılarına (İK ekibi, yöneticiler, çalışanlar) eğitim vermek ve self-servis portalı geliştirmek
• Yeni teknoloji ihtiyaçlarını analiz etmek, teklif toplamak ve tedarikçi değerlendirmesi yapmak
• Yapay zeka destekli İK araçları, chatbot veya otomasyon projelerinin fizibilite analizini yürütmek
• Dijitalleşme yol haritasını İK direktörü ile birlikte oluşturmak ve proje yönetimini üstlenmek

Aranan Nitelikler

Eğitim

• Lisans mezunu — Bilgisayar Mühendisliği, Yönetim Bilişim Sistemleri (MIS), Endüstri Mühendisliği, İşletme Bilişim
• SAP SuccessFactors, Workday veya Oracle HCM sertifikaları avantaj sağlar
• Veri analitiği veya İK Yönetimi alanında yüksek lisans tercih sebebi

Deneyim

• En az 3-5 yıl HRIS veya İK teknolojileri deneyimi
• Kurumsal ERP/HCM sistemi implementasyonu veya versiyona geçiş projesinde deneyim tercih sebebi
• İK süreçlerine yönelik uygulamalı bilgi (bordro, özlük, performans, işe alım)

Teknik Yetkinlikler

• HRIS/HCM Platformları: SAP HCM/SuccessFactors, Workday, Oracle HCM, Logo Tiger İK, IK360
• Veri Tabanı ve Sorgulama: SQL — temel sorgu yazabilme; Excel ileri düzey (Power Query, Pivot)
• Raporlama Araçları: Power BI, Tableau, SAP Analytics Cloud — görsel dashboard geliştirme
• Entegrasyon: API, SFTP, middleware aracılığıyla sistem entegrasyonu pratiği
• KVKK/GDPR: Veri envanteri, kişisel veri işleme süreçleri, erişim yönetimi

Kişisel Yetkinlikler

• Analitik ve problem çözme yaklaşımı
• Hem teknik hem İK ekibiyle etkili iletişim kurabilme (teknik köprü rolü)
• Detaylara dikkat ve veri doğruluğuna yönelik titizlik
• Proje yönetimi ve çoklu paydaş koordinasyonu
• Değişime açıklık ve yeni teknolojilere hızlı uyum sağlama

İş Kanunu ve KVKK Kapsamında Yükümlülükler

• KVKK md. 4-5: Çalışan kişisel verilerinin hukuka uygun amaçla, gerektiği kadar ve belirli süreyle işlenmesi
• KVKK md. 10 (Aydınlatma): İşe giriş sürecinde çalışanın kişisel verilerinin işlenmesi hakkında bilgilendirilmesi
• KVKK md. 12 (Veri Güvenliği): Çalışan verilerine yetkisiz erişimi, veri sızıntısını veya imhasını önleyecek teknik ve idari tedbirleri almak
• VERBİS (Veri Sorumluları Sicili): İşlenen kişisel verilerin VERBİS'e kaydedilmesinin teknik boyutunu desteklemek
• Özlük Belgesi Saklama (md. 75): Çalışan verilerinin iş ilişkisi sona erdikten sonra da yasal süre boyunca güvenle saklanmasını sağlamak

Kariyer Yolu

Performans Kriterleri (KPI)

• Veri Doğruluk Oranı: HRIS'teki çalışan kayıtlarında hata yüzdesi (%99,5+ doğruluk hedefi)
• Sistem Kullanılabilirlik Oranı: HRIS platformunun çalışma süresi / uptime (≥%99)
• Rapor Teslimat Süresi: Düzenli İK raporlarının zamanında sunulma oranı (%100)
• Kullanıcı Memnuniyeti: HRIS kullanıcı deneyimi anketi skoru (%75+ memnuniyet)
• Proje Zamanında Tamamlanma: Dijital dönüşüm projelerinin takvim uyumu (%85+)
• KVKK Uyum Skoru: Periyodik KVKK denetiminde eksik bulgu sayısı (sıfır hedef)